Sæt ét fast tidspunkt af hver uge, gå den samme korte liste igennem, og skriv et navn ud for alt, der skal ordnes. Det er hele rutinen. Tjekket er tænkt til at tage omkring ti minutter. Tager det væsentligt længere, er listen for lang, eller også løser I opgaverne undervejs i stedet for at notere dem. Reglen er: den, der opdager noget, noterer det og giver det et navn, men løser det ikke nødvendigvis selv. Så ender småopgaverne ikke automatisk hos den mest opmærksomme.
Guiden går de faste områder igennem, viser, hvordan I kan dele dem mellem få kolleger, og peger på, hvad I roligt kan lade ligge. En færdig liste, I kan krydse af, finder du i værktøjet Ugentligt kontortjek. Listen i værktøjet er fast, så de punkter, I selv vil have med, skriver I på jeres egen udgave af listen, fx i et delt dokument.
Sådan sætter du rutinen op
- Vælg en fast dag og tid. Brug et tidspunkt, hvor der alligevel er ro, og læg det i den fælles kalender som en gentagende aftale.
- Vælg en tjekker. Det er den, der går runden og samler noterne, ikke den, der løser det hele.
- Giv hvert område en ansvarlig. Områderne er beskrevet nedenfor.
- Skriv noterne ét sted. En fælles liste eller et delt dokument er nok. I behøver intet særligt system.
- Afslut med navne. En note uden navn er ikke en opgave endnu.
Punkterne og hvad hvert af dem går ud på
1. Forbrugsvarer
Kig på hylder og skabe: kaffe, te, mælk, sæbe, toiletpapir, køkkenrulle, printerpapir, tape og emballage. Notér det, der er ved at slippe op, ikke det, der er løbet tør. En enkel hjælp er en mindstebeholdning pr. vare: når den sidste pakke åbnes, bestilles ny.
Når I køber ind, så sammenlign pris pr. enhed frem for pris pr. pakke, og tjek, om I har plads til at opbevare større mængder. Der er især to faldgruber: der købes for meget af noget, der ikke kan stå nogen steder, eller også tror alle, at en anden har bestilt. Derfor skal indkøb have én navngiven ansvarlig. Et overblik over faste leverancer og fornyelser får I i guiden Faste indkøb og abonnementer.
2. Gangarealer og flugtveje
Gå de steder, folk faktisk går: ind ad døren, forbi køkkenet og hen til nødudgangen. Efter bekendtgørelsen om faste arbejdssteders indretning skal flugtveje og nødudgange holdes frit passable, og arbejdsstedet skal holdes rent og ryddeligt, så færdselsveje og -arealer er fri for genstande, materialer og spild, der kan være til fare for færdslen. Arbejdstilsynet råder desuden til at fjerne ledninger, kasser, tasker og andet, der kan udgøre en snublefare, og til at holde især gangarealer og adgangsveje fri.
I praksis betyder det: Står der leverancer, flyttekasser eller en forlængerledning, hvor man går? Er nødudgangen stadig til at komme til? Det er et øjebliks arbejde at se efter, og det er en af de ting, der er svære at få øje på, når man går forbi hver dag.
3. Køkken og fælles rum
Tjek køleskabet for ting, der skal ud, og at opvaskemaskinen og affaldsspandene er tømt. Se også, om affaldet bliver sorteret, som aftalt. Hvis ikke, ligger problemet oftest i placering og skiltning, ikke i kollegernes vilje. Det er behandlet i Affaldssortering på kontoret.
4. Førstehjælp og hjertestarter
Kig i førstehjælpskassen: er der noget, der mangler, er brugt eller har overskredet sin holdbarhed? Hvis kontoret har en hjertestarter, så se efter, at skabet er tilgængeligt, og at apparatets statusindikator viser, at den er klar. Hvornår elektroder og batteri skal skiftes, afgør producentens anvisning, ikke dette tjek. Det skal ligge i kalenderen og hører hjemme i guiden om hjertestarter og førstehjælp.
5. Fælles udstyr og kontorets IT i det basale
Spørg kun om det grundlæggende: Virker printer, wifi og mødelokalets skærm, og er der papir og toner? Er backup gået igennem uden fejlmeddelelser? Ligger der opdateringer, der har ventet længe? Har en ny kollega de adgange, vedkommende skal bruge, og er adgangen lukket for dem, der er stoppet? Det er en kontrol af, at rutinerne kører, ikke en sikkerhedsgennemgang.
6. Aftaler, post og det, der venter
Gå post og den fælles indbakke igennem for fakturaer og breve, der skal besvares eller sendes videre. Ligger der dokumenter, der mangler underskrift? Falder en fornyelse eller en opsigelsesfrist inden for de næste 30 dage? Notér det, og giv det et navn, så det ikke ender som en overraskelse.
7. Ugen, der kommer
Kig i kalenderen: kommer der gæster, møder eller en personaledag? Skal der bestilles forplejning, bookes et lokale, eller skal nogen låse op? Større arrangementer har deres egen guide: Personaledag og kontorfest, hvor ingen glemmes.
8. Tegn på skadedyr eller skader
Se efter ekskrementer, gnavespor, hvepse ved vinduer eller fugt i loftet. Du skal ikke løse det i tjekket, kun notere det, og så afgøre hvem der kontakter en autoriseret bekæmper, udlejer eller en håndværker.
Sådan deler I opgaverne
På et lille kontor fungerer det bedst, når områderne deles mellem få kolleger i stedet for at ligge hos én. Gruppér områderne, så hver person har et sammenhængende ansvar. Skriv også, hvem der træder ind ved ferie og sygdom. Lad tjekkerrollen gå på skift, så vanen ikke afhænger af én person.
Eksempel (opdigtet): Et kontor med ni ansatte deler ansvaret mellem tre kolleger:
| Kollega | Områder | Eksempel på note efter tjekket |
|---|---|---|
| Anna | Forbrugsvarer, køkken, ugen der kommer | “Sidste pakke kaffe er åbnet. Anna bestiller inden tirsdag.” |
| Bo | Gangarealer, førstehjælp, skadedyr og skader | “Kasser står foran bagdøren. Bo får dem flyttet i dag.” |
| Camilla | Fælles udstyr og IT, aftaler og post | “Backup viser fejl. Camilla undersøger det.” |
Tjekket ligger hver fredag eftermiddag, og tjekkeren skifter uge for uge. Resultatet er en kort liste med tre eller fire navngivne opgaver, ikke en lang liste uden ejere.
Hvad I roligt kan droppe
- Punkter, der aldrig giver noget. Har et punkt været uden bemærkninger i lang tid, så tjek det sjældnere, eller fjern det.
- Det, en kalender allerede klarer. Faste fornyelser og udskiftninger skal have en kalenderaftale. Så behøver tjekket kun at spørge, om aftalen er overholdt.
- Løsning på stedet. Små ting kan I selvfølgelig ordne med det samme, men er det ikke gjort på få minutter, skal det være en note med navn.
- Papirlister og særlige systemer. Et delt dokument eller en fælles tavle er nok.
Én ting hører ikke til i det ugentlige tjek, men bør ligge i kalenderen: arbejdspladsvurderingen. Ifølge Arbejdstilsynet skal alle arbejdspladser med ansatte lave en arbejdspladsvurdering (APV), og virksomheden skal komme omkring alle sine arbejdsmiljøforhold mindst en gang hvert 3. år. Sæt en gentagende kalenderaftale op, så datoen ikke glemmes.
Grænser: hvad guiden ikke dækker
Guiden beskriver en praktisk vane, ikke en komplet gennemgang af kontorets pligter. Den dækker ikke bogføring, løn, ansættelsesret, GDPR eller IT-sikkerhed ud over de basale rutiner. Hvad der skal stå på listen hos jer, afhænger af kontorets størrelse, lokaler, udstyr og branche, så brug listen i værktøjet som udgangspunkt, og tilpas jeres egen udgave.
Spørg en fagperson eller myndighed, når noget rækker ud over en notering:
- Er du i tvivl om, hvad arbejdsmiljøreglerne kræver, så spørg Arbejdstilsynet eller en rådgiver med arbejdsmiljøfaglig viden.
- Ved tegn på skadedyr, så kontakt en autoriseret skadedyrsbekæmper, især hvis medarbejdere kan komme til skade.
- Ved fejl i el, vand eller bygning, så kontakt udlejer eller en autoriseret håndværker.
- Ved hjertestarter og førstehjælpsudstyr, så følg producentens anvisning.
Kom i gang denne uge
Åbn det ugentlige kontortjek, vælg en fast dag, og fordel områderne mellem de kolleger, der alligevel tager sig af tingene. Gå runden første gang sammen, så alle ser, hvad listen kræver. Efter et par uger kan I fjerne det, der ikke bruges, fra jeres egen liste og tilføje det, der er gået galt. Flere rutiner til den daglige drift finder du under Daglig drift og administration.