Det afhænger af aftalen. En elektronisk signatur, også en simpel, må ikke nægtes retsvirkning eller afvises som bevis i retssager alene fordi den er elektronisk, skriver Europa-Kommissionen i sin eSignature FAQ. Men kun den kvalificerede elektroniske signatur har udtrykkeligt samme retsvirkning som en håndskrevet underskrift. Til en mindre, løbende driftsaftale med en kendt leverandør kan en simpel digital underskrift være et rimeligt valg. Er aftalen stor, langvarig eller uvant, bør du vælge en stærkere signatur eller spørge en advokat. Stiller loven eller modtageren særlige krav til formen, skal du undersøge dem, før du underskriver digitalt.
De tre niveauer i korte træk
EU’s eIDAS-forordning definerer tre niveauer af elektronisk signatur: simpel, avanceret og kvalificeret. Digitaliseringsstyrelsen oplyser, at forordningen indeholder de juridiske rammer for elektroniske tillidstjenester som fx elektroniske signaturer.
I praksis handler forskellen om, hvor sikkert man kan påvise, hvem der har skrevet under, og at dokumentet ikke er ændret bagefter:
- Simpel: Ifølge Europa-Kommissionen kan selv dit navn skrevet under en e-mail være en elektronisk signatur. Den er hurtig, men den siger mindre om, hvem der egentlig sad bag skærmen.
- Avanceret: Signaturen er entydigt knyttet til underskriveren og kan identificere vedkommende, underskriveren har kontrol over den, og en senere ændring af dokumentet kan opdages.
- Kvalificeret: en avanceret signatur, der desuden er lavet med en kvalificeret signaturgenereringsenhed og bygger på et kvalificeret certifikat. Kun den kvalificerede er udtrykkeligt anerkendt med samme retsvirkning som en håndskrevet underskrift i hele EU.
En simpel signatur kan altså ikke afvises alene fordi den er elektronisk eller ikke er kvalificeret. Hvor stærkt den står, hvis nogen senere bestrider aftalen, afhænger blandt andet af, hvor godt du kan dokumentere, hvem der skrev under, og hvad der blev skrevet under på. Europa-Kommissionen skriver selv, at forskellige niveauer kan passe til forskellige situationer.
Sådan vurderer du en konkret aftale
Gå de fire spørgsmål igennem, før aftalen sendes til underskrift:
- Er der et formkrav? Skal dokumentet sendes til en myndighed eller et register, eller stiller loven eller modtageren krav til, hvordan det skal underskrives? Så spørg modtageren, før du vælger metode.
- Hvad sker der, hvis aftalen bliver bestridt? Jo dyrere eller mere langvarig aftalen er, jo mere værd er en stærkere signatur og et godt bevis for, hvem der har skrevet under.
- Kender du modparten? En fast leverandør, du har samarbejdet med længe, er en anden situation end en ny part, du aldrig har mødt.
- Hvem underskriver for virksomheden? Sørg for, at den, der skriver under, kan forpligte virksomheden til den slags aftaler. Er du i tvivl, så få det afklaret hos en rådgiver, før aftalen sendes.
Dokumenter, hvor du bør spørge først
Guiden opregner ikke, hvilke dokumenttyper der har særlige formkrav. Brug i stedet en tommelfingerregel: Går dokumentet ud over kontorets daglige drift, så spørg, før du går ud fra, at en digital underskrift er nok. Det gælder fx køb, salg og leje af fast ejendom, store og langvarige forpligtelser og alt, der skal registreres eller indgives hos en myndighed. Den, der skal modtage dokumentet, kan fortælle, hvilken form der accepteres, og en advokat kan vurdere, om det er nok i jeres tilfælde.
Et illustrativt eksempel
Eksempel (opdigtet): Et kontor med otte ansatte har tre aftaler til underskrift i samme uge:
| Aftale | Første vurdering | Handling |
|---|---|---|
| Fornyelse af kaffeleverance | Lav risiko, kendt leverandør, intet formkrav i sigte | Simpel digital underskrift |
| Samarbejdsaftale med ny freelancer | Ny part, aftalen løber over lang tid | Vælg en stærkere signatur, eller bed om rådgivning |
| Lejekontrakt til nyt lokale | Stor og langvarig forpligtelse, formkrav kan gælde | Spørg udlejer og en rådgiver, før der underskrives digitalt |
De tre aftaler behandles forskelligt, og det er pointen. Metoden følger aftalens vægt, ikke kontorets vane.
Når du vælger en løsning
Guiden anbefaler ingen bestemt udbyder. Det her bør du se efter:
- Hvilke niveauer tilbydes? Hvis du får brug for en kvalificeret signatur, skal udbyderen kunne levere den. Kvalificerede danske udbydere, der lever op til forordningen, optages på den danske eIDAS-positivliste, og Digitaliseringsstyrelsen henviser til Europa-Kommissionens liste over kvalificerede udbydere i hele EU og EØS. Tjek, om udbyderen står på en af dem.
- Bevismateriale: Kan du hente en underskriftslog eller et bevis sammen med den underskrevne fil?
- Pris: Spørg efter, hvad der afgør prisen. Det kan være antal brugere, antal dokumenter eller signaturniveau, og abonnementet kan fornyes automatisk. Skriv fornyelsesdatoen ind i jeres overblik over abonnementer og faste aftaler.
- Adgang: Hvem må sende dokumenter ud, og hvad sker der, når en medarbejder stopper?
Pas især på to ting, der ikke har med selve signaturen at gøre: at den underskrevne fil kun ligger i én persons indbakke, og at man først opdager for sent, at aftalen burde have haft en stærkere metode.
En fast måde at gemme aftalerne på
Indfør en enkel rutine, og skriv den ned:
- Ét sted: Vælg en fælles mappe, som mindst to personer har adgang til, og som indgår i jeres backup.
- Ét filnavn-mønster: fx dato, modpart og aftaletype. Alle kan så finde aftalen uden at spørge.
- Hele pakken: Gem den underskrevne fil og eventuelle underskriftsbeviser fra løsningen.
- Én ansvarlig: Navngiv den, der lægger aftalen i mappen, og en vikar.
- Datoer: Er der en opsigelses- eller fornyelsesdato, så registrér den med det samme.
Hvor længe en bestemt aftale skal opbevares, afhænger af typen. Det spørger du din rådgiver om. Spørgsmålet kan også stå på jeres egen udgave af det ugentlige kontortjek: Er ugens underskrevne aftaler lagt på plads, og har de fået en ansvarlig?
Grænser: hvad guiden ikke dækker
- Guiden er ikke juridisk rådgivning og afgør ikke, om en bestemt aftale kan underskrives digitalt.
- Den opregner ikke dokumenttyper med særlige formkrav og tager ikke stilling til en bestemt udbyder.
- Den dækker ikke bogføring, regnskab, skat eller ansættelsesret og heller ikke GDPR og anden regulering ud over kontorets daglige rutiner.
Spørg en advokat eller den modtagende myndighed, når en aftale er stor, langvarig, uvant eller kan have formkrav. Spørg også, hvis du er i tvivl om, hvem der kan underskrive på virksomhedens vegne. Flere rutiner til kontorets administration finder du under daglig drift og administration.