Personaledag og kontorfest, hvor ingen glemmes

Du undgår, at nogen glemmes, ved at planlægge dagen ud fra de kolleger, der har sværest ved at være med: dem, der ikke drikker alkohol, dem, der skal køre hjem, og dem, der ikke orker oplæg hele dagen. Det betyder i praksis tre ting. Spørg om behov, før du bestiller noget. Sørg for, at det alkoholfrie udvalg kan stå alene. Og læg en kort fælles aktivitet midt i dagen. Resten af guiden er en tjekliste, du kan gå igennem punkt for punkt.

1. Spørg, før du bestiller

• Send en kort, åben besked: “Er der noget, vi skal tage hensyn til ved mad, drikke eller tidspunkt?” Så slipper ingen for at forklare sig foran de andre.
• Saml svarene ét sted hos én person, og sæt navn på den ansvarlige.
• Tænk på dem, der ikke sidder på kontoret til daglig: hjemmearbejdende, deltidsansatte og en nystartet kollega. Har du en ny kollega, kan guiden om den første uge hjælpe med at få vedkommende godt med.
• Spørg, hvem der kører selv, og hvem der er afhængig af tog eller bus. Det afgør, hvornår aftenen bør slutte, og hvor mange der drikker alkohol.
• Tjek, om lokalet fungerer for alle, fx for en kollega med gangbesvær.

2. Forplejning

• Vælg mad, der kan spises af de fleste uden særregler, og lav et tydeligt alternativ til dem med allergi, vegetarkost eller andre hensyn.
• Bestiller du mad ude af huset, så bed leverandøren om allergenoplysninger. Fødevarestyrelsen skriver, at det er obligatorisk at oplyse om allergene ingredienser i fødevarer, og at oplysninger om allergene ingredienser kan gives enten skriftligt eller mundtligt. Få dem gerne skriftligt, så du kan sætte dem op ved maden.
• Laver kollegerne selv mad, så skriv ingredienserne på et kort ved retten. Er du i tvivl om reglerne i netop jeres situation, så spørg Fødevarestyrelsen.
• Sørg for, at der er mad, før og mens der bliver serveret alkohol.

3. Drikkevarer og alkoholfrie alternativer

• Behandl alkoholfrit som en rigtig del af menuen, ikke som en restløsning. Vand, juice, læskedrikke, alkoholfri øl og vin og en alkoholfri velkomstdrik gør, at ingen står med et vandglas, mens de andre skåler.
• Servér de alkoholfri drikke i samme slags glas som resten, så ingen skiller sig ud.
• Husk gravide kolleger. Sundhedsstyrelsen fraråder alkoholindtag, når du er gravid eller prøver at blive gravid. Du behøver ikke vide, hvem det gælder, for at sørge for et godt alkoholfrit udvalg.
• Gør det let at sige nej tak. Ingen skal begrunde, hvorfor de ikke drikker.
• Aftal på forhånd, hvordan kolleger kommer sikkert hjem. Fælles taxa eller en tidlig afslutning er bedre end en appel til folks fornuft sent på aftenen.

4. Mængder uden at gætte

Her findes ingen universel regel, og vi opgiver ikke et tal pr. person, fordi det afhænger af dagens længde, tidspunktet, maden og gruppen. Brug i stedet denne fremgangsmåde:

1. Tæl hovederne, inklusive dem, der kun kommer til en del af dagen.
2. Skriv, hvor mange timer drikkevarerne skal række til, og om der er mad til.
3. Giv tallene til leverandøren eller udlejeren, og bed om deres forslag til mængder. De kender typisk forbruget bedre end du.
4. Planlæg alkoholfrit som et selvstændigt forbrug, så det ikke løber tør først.
5. Aftal, hvad der kan returneres, hvis der bliver for meget.

5. Udstyr og leje

• Tjek, hvad der er med i prisen: levering, afhentning, opstilling, opvask og rengøring. Bed om en samlet pris med alle tillæg i stedet for en enkeltpris pr. stk.
• Spørg til depositum og til, hvad der sker, hvis glas eller borde går i stykker.
• Kontrollér, at der er nok stole og borde til alle på én gang, også til dem, der kommer senere på dagen.
• Tænk over køling, strøm og plads til affald. Det er nemt at glemme, indtil festen går i gang. Hvordan I sorterer, kan du finde i guiden om affaldssortering.
• Aftal klokkeslæt for levering og afhentning med en navngiven kontaktperson, så der er nogen til at tage imod.

6. En kort aktivitet, der bryder dagen

• Placér den, hvor energien falder, fx efter frokost eller mellem to oplæg, og hold den kort.
• Vælg noget, der kan gøres af alle, uanset alder, form og humør. Undgå aktiviteter, hvor nogen skal optræde eller afsløre noget privat.
• Lad deltagelsen være valgfri, og giv dem, der hellere vil gå en tur, en måde at bidrage på.
• Spørg udbyderen om gruppestørrelse, plads og lokale: Kan aktiviteten være i mødelokalet, eller kræver den et større rum eller udendørs plads? Hvad er planen, hvis vejret driller?
• Er aktiviteten fysisk eller udendørs, så aftal, hvem der har førstehjælpskassen med, og se guiden om førstehjælp.
• Bed om en samlet pris og en beskrivelse af, hvad der er med: instruktør, materialer, tid og eventuelle tillæg.

Eksempel: en dag for 13 personer

Eksempel (opdigtet): Et kontor har 12 ansatte og en nystartet kollega, altså 13 personer. Dagen starter med oplæg og slutter med en middag. Spørgerunden viser, at to kører selv, en ikke drikker alkohol, og en er gravid.

• Planen: oplæg om formiddagen, frokost, en kort fælles aktivitet i mødelokalet, middag og afslutning på et aftalt tidspunkt, så de to bilister kan køre i god tid.
• Drikkevarer: Kontoret antager i eksemplet tre drikkevarer pr. person over aftenen, altså 39 i alt. Regnestykket er kun en antagelse, ikke en anbefaling.
• Pointen: Alkoholfrit bestilles, så det alene kunne dække alle 39. Øl og vin kommer oveni efter leverandørens forslag. Så løber de fire kolleger, der ikke drikker alkohol, ikke tør for noget.

7. Skat og regler i korte træk

Skattereglerne hører ikke til denne guide, men to ting er værd at vide. Skatteforvaltningen skriver, at deltagelse i en firmafest, hvor arbejdsgiveren afholder udgifterne, beskattes efter praksis ikke, når arrangementet er af et rimeligt omfang og varighed. Skattestyrelsen nævner enkeltstående firmafester og -arrangementer, frugtordninger og lignende blandt de goder, medarbejderen ikke skal betale skat af. Om en fest har et rimeligt omfang og varighed, er ifølge Skatteforvaltningen en konkret vurdering, hvor man blandt andet kan se på, om arrangementet er enkeltstående, hvor længe det varer, udgiftsniveauet, hvem der deltager, og hvor det holdes. Spørg revisor eller Skattestyrelsen, før du planlægger noget usædvanligt stort.

Grænser

• Guiden dækker praktisk planlægning af forplejning, drikkevarer, mængder, udstyr og en kort aktivitet for en lille virksomhed. Den er ikke en vejledning til store firmaarrangementer.
• Den dækker ikke regnskab, moms og skat ud over de to henvisninger ovenfor, og den giver ikke juridisk rådgivning.
• Allergi, graviditet, sygdom og afhængighed er personlige forhold. Har en kollega alvorlig allergi, så spørg vedkommende og leverandøren direkte og eventuelt en læge eller Fødevarestyrelsen.
• Forsikring, alkoholbevilling og lokalets regler afhænger af jeres konkrete sted. Spørg udlejeren, forsikringsselskabet eller kommunen.

Sådan holder du styr på det

Det ugentlige kontortjek har et fast punkt om at se næste uges kalender igennem. Brug det også til at holde øje med, hvad der skal bestilles og bekræftes før arrangementet, og se mere om møder og fester under personaledage og fælles arrangementer.