Den nye kollega er klar første dag, når fire ting er på plads inden mødetid: en arbejdsplads, der er gjort i stand, nøgle eller adgangskort, udstyr med fungerende logins og en navngiven person, der har ansvaret for at tage imod. Resten af ugen handler om at give kollegaen overblik over kontorets rutiner og om, hvem man spørger om hvad. Guiden er en tjekliste, du kan gå igennem dage før starten og igen hen over den første uge.
Før første dag: arbejdsplads og udstyr
- Pladsen er rengjort og tømt. Fjern gamle papirer, kabler og private ting fra den forrige bruger. Tjek, at skuffer og skabe kan lukkes, og at der er plads til kollegaens egne ting.
- Stol og bord kan stilles ind. Tjek, at stolen og et eventuelt hæve-sænkebord kan justeres. Du kan ikke gætte en andens mål, så sæt tid af første dag, hvor kollegaen selv stiller dem ind, i stedet for at lade vedkommende sidde forkert i flere uger.
- Computer, skærm, tastatur og mus er sat op og afprøvet. Afprøv med kollegaens nye konto og en midlertidig adgangskode, ikke med en administratorkonto, så du opdager de fejl, der ellers rammer vedkommende klokken ni.
- Telefon, headset og oplader er lagt frem. Opladere og kabler har det med at forsvinde, så læg dem klar sammen med resten.
- Kontorartikler er fyldt op. Notesblok, penne og det, kontoret ellers bruger dagligt, skal ligge ved pladsen.
Før første dag: nøgler, adgangskort og logins
- Nøgle eller adgangskort er klar og noteret. Skriv ned, hvem der har fået hvad, og hvornår. En simpel liste er nok.
- Adgangen svarer til behovet. Datatilsynet skriver, at virksomheden altid skal have styr på, hvem der har adgang til hvilke systemer og bygninger, og begrænse adgangen, så det kun er personer med et arbejdsbetinget behov, der har adgang. Giv derfor kollegaen adgang til det, rollen kræver, og ikke til alt, fordi det er nemmest.
- E-mail og de systemer, kollegaen skal bruge, er oprettet. Lav kontoen i god tid, så der er tid til at rette, hvis noget ikke virker. Ved første login skifter kollegaen den midlertidige adgangskode til sin egen. Giv den midlertidige kode personligt, ikke i en almindelig mail.
- Abonnementer og licenser er dækket. Hvis programmet kræver en betalt licens, så bestil den, før kollegaen starter. Overblikket over faste aftaler hjælper dig med at se, hvad der skal købes til, og hvad der kan genbruges: Faste indkøb og abonnementer.
- Wi-fi, printer og fælles mapper er forklaret på et enkelt stykke papir eller i et kort dokument.
Første dag: modtagelse og overblik
- En person tager imod. Aftal, hvem der står ved døren, og hvem der er kollegaens faste kontakt hele ugen. Det må ikke afhænge af, hvem der tilfældigvis har tid.
- Rundvisning med det praktiske. Vis toilet, køkken, kaffemaskine, frokostrum, mødelokaler, printer, depot med kontorartikler og nødudgange. Peg også på førstehjælpskassen og en eventuel hjertestarter. Læs mere i guiden om hjertestarter og førstehjælp.
- Præsentér kollegerne med en kort sætning om, hvad de hjælper med. Så ved kollegaen, hvem man går til.
- Gennemgå dagens plan. Skriv den ned: hvornår der er møde, frokost og en kort snak ved dagens slutning.
Hvem spørger man om hvad?
En ny kollega har mange små spørgsmål og ved endnu ikke, hvem der ved hvad. Gør det let med en kort liste på ét ark. Ret den til jeres kontor:
- Teknik, logins og printer: navngiven person.
- Nøgler, adgangskort og lokaler: navngiven person.
- Bestilling af kontorartikler, kaffe og lignende: navngiven person.
- Sygdom, ferie og praktiske meldinger: den nærmeste leder.
- Faglige spørgsmål: kollegaens faste makker i ugen.
Hvis flere roller samles hos én person, er det fint. Det vigtige er, at der står et navn ved hver linje.
Oplæring og sikkerhed
Arbejdsmiljøreglerne stiller krav om oplæring. Bekendtgørelsen om arbejdets udførelse siger, at hver ansat skal have tilstrækkelig og hensigtsmæssig oplæring og instruktion i at udføre arbejdet på farefri måde, og at oplæringen navnlig skal ske i forbindelse med ansættelsen. På et kontor kan det i praksis fx være at vise flugtveje, forklare, hvad man gør ved ulykker og brand, og lære kollegaen at bruge det udstyr, der hører til jobbet. Hvad der er tilstrækkeligt for netop jeres arbejdsplads, afhænger af arbejdet og lokalerne.
Resten af ugen: kontorets rutiner
- Vis de faste rutiner. Hvem tømmer opvaskemaskinen, hvem bestiller kaffe, hvordan sorterer vi affald, og hvem tjekker kontoret om fredagen? Se guiden til det ugentlige kontortjek og værktøjet, hvis I vil have rutinerne på en liste.
- Giv kollegaen en lille opgave i rutinerne tidligt. Det får vedkommende til at føle sig som en del af kontoret.
- Tjek ind ved ugens slutning. Spørg, hvad der manglede, hvad der var uklart, og hvad der virkede. Ret listen bagefter, så næste ny kollega får en bedre start.
Eksempel: en uge på et lille kontor
Eksempel (opdigtet): Et kontor med fem ansatte får en ny kollega, der starter mandag. Kontoransvarlig Mette fordeler opgaverne sådan:
| Tidspunkt | Opgave | Ansvarlig |
|---|---|---|
| Ugen før start | Opret mail og logins. Bestil manglende licens. | Mette |
| Fredag før start | Gør pladsen i stand. Lav listen over nøgle og adgangskort. | Mette |
| Mandag formiddag | Modtagelse, rundvisning og gennemgang af nødudgange. | Mette og makker |
| Tirsdag til torsdag | Faglig oplæring. Kollegaen overtager én fast rutine. | Makker |
| Fredag | Kort samtale om, hvad der manglede. Ret tjeklisten til. | Mette |
Tabellen viser rækkefølgen, ikke et facit. Skift tidspunkter og navne ud med jeres egne.
Det, der oftest går galt
- Udstyr bestilles for sent. Start med at bestille, så snart ansættelsen er aftalt.
- Logins virker ikke, fordi ingen har prøvet dem. Log ind selv først.
- Nøglen udleveres uden notat. Så kan ingen senere se, hvem der har hvad.
- Kollegaen får adgang til alt. Det er nemt nu, men svært at rydde op i senere.
- Den, der skulle tage imod, er syg eller til møde. Udpeg en afløser.
Grænser: hvad guiden ikke dækker
Guiden handler kun om det praktiske omkring kollegaens første uge. Den dækker ikke ansættelsesret, kontrakt, løn, ferie eller andre juridiske krav til ansættelsen. Spørg i stedet en rådgiver, en arbejdsgiverorganisation eller de relevante myndigheder. Guiden gennemgår heller ikke GDPR eller IT-sikkerhed ud over de basale rutiner. Hvis du er i tvivl om, hvilken oplæring jeres arbejde kræver, eller om særlige forhold i lokalerne, så kontakt Arbejdstilsynet eller jeres arbejdsmiljørådgiver. Hvad der er rimeligt, afhænger af jeres kontor, jeres systemer og den rolle, kollegaen får.
Se også emnesiden Daglig drift og administration for flere rutiner og Lokaler, sikkerhed og flytning for det praktiske omkring lokalerne.