Selskabslokale til firmafesten: 12 spørgsmål I skal stille, før I booker

Et selskabslokale til firmafest er hurtigt fundet, men svært at vælge rigtigt, hvis man ikke ved, hvad man skal spørge om. Den, der får opgaven som kontoransvarlig, ender ofte med en håndfuld tilbud, der ikke kan sammenlignes: Et lokale har pris pr. kuvert, et andet har lejepris plus drikkevarepakke, et tredje kræver minimumsforbrug og slutrengøring oveni. Her er de 12 spørgsmål, der afdækker det hele, så budgettet holder, og festen ikke bliver en logistisk hovedpine. Spørgsmålene er sorteret i den rækkefølge, du faktisk skal handle i.

Selskabslokale til firmafest: afklar tre ting internt, før du ringer

De fleste dårlige bookinger skyldes, at man begynder at kontakte lokaler, før rammerne er på plads. Brug en halv time med ejeren eller lederen på at låse tre ting fast:

• Antal gæster – inklusive ledsagere. Skal partnere med? Kommer pensionerede kolleger, freelancere eller vigtige kunder? Et lille firma ender ofte med flere deltagere, end medarbejderlisten viser. Regn med et interval, ikke et enkelt tal.
• Datoen og to alternativer. Julefrokostsæsonen fylder kalenderen hos mange lokaler, så fleksibilitet på ugedag giver ofte bedre valgmuligheder. Hvis fredag og lørdag er optaget, kan en torsdag være løsningen.
• Et realistisk budgetloft pr. deltager. Aftal, om beløbet dækker alt – lokale, mad, drikke, musik, transport – eller kun nogle poster. Så undgår I, at ejeren forventer ét tal og regnskabet ser et andet.

Når det er på plads, kan søgningen begynde. På Selskabslokaler.net kan du find selskabslokaler blandt over 900 lokaler i hele landet og søge på postnummer, bynavn, område eller lokalets navn. Du kan sammenligne kapacitet, faciliteter og priser. Udvalget spænder fra små forsamlingshuse og beboerhuse til restauranter og herregårde, så det giver mening at beslutte på forhånd, om I vil have et råt rum, hvor I selv styrer meget, eller et sted med køkken og personale.

Pris og økonomi: spørgsmål 1-3

Her opstår de fleste overraskelser. To tilbud på papiret kan ligne hinanden og alligevel ende med vidt forskellig slutregning.

1. Hvordan er prisen bygget op?

Spørg, om prisen er lokaleleje, pris pr. kuvert eller en kombination. Nogle steder er lejen gratis, hvis I køber mad og drikke, andre tager leje oveni menuen. Bed om en opstilling med alle poster: leje, menu, drikkevarer, personale, service, kaffe/natmad, rengøring og evt. el- eller varmeforbrug. Få også oplyst, om priserne er inkl. eller ekskl. moms. Det er afgørende, når I skal sammenligne, og når regnskabet skal bogføres.

2. Er der minimumsforbrug eller mindste antal kuverter?

Minimumsforbrug betyder, at I betaler et fast beløb, uanset om I bruger det eller ej. Spørg derfor: Hvad tæller med – kun mad, eller også drikkevarer? Hvad sker der, hvis tre kolleger melder afbud dagen før? Hvornår skal det endelige gæstetal meldes? Mange lokaler har en frist, hvorefter antallet er bindende. Notér fristen i kalenderen, så den ikke overskrides ved en fejl.

3. Hvad er inkluderet, og hvad er ekstra?

Gå checklisten igennem punkt for punkt, så der ikke er gråzoner:

• Duge, servietter, stearinlys og dekoration
• Service af glas, bestik og tallerkener
• Projektor, lærred, mikrofon og højttalere
• Garderobe og opbevaring af overtøj
• Kaffe, te og vand hele aftenen
• Depositum og betalingsfrister

Hvis firmaet vil trække udgiften fra eller afholde festen med faste regler for gaver og repræsentation, er det en god idé at tale med revisor eller tjekke Skattestyrelsens vejledning, før regningen betales. Så kan fakturaen udstedes korrekt fra start.

Tidsramme og bemanding: spørgsmål 4-6

4. Hvornår får vi adgang, og hvornår skal vi være ude?

Spørg om konkrete klokkeslæt for både ankomst og afslutning. Kan I komme ind en time før for at stille bordkort, lyd og gaver op? Er der en fast sluttid på grund af naboer eller næste booking? Hvis festen først starter kl. 18, men maden skal være færdigspist inden et bestemt tidspunkt, bør I vide det, inden I planlægger taler og underholdning.

5. Hvem står for service, bar og køkken?

Der er stor forskel på en restaurant med fuld betjening og et forsamlingshus, hvor I selv skal sørge for alt. Spørg, hvor mange servitricer og køkkenfolk der er på arbejde, om der er bartender, og hvem der serverer drikkevarer efter middagen. Hvis I selv skal stå for noget, så aftal hvem af kollegerne der har opgaven, så ingen skal arbejde under festen. Spørg også, om der er en kontaktperson på dagen, som I kan henvende jer til, hvis noget går galt.

6. Hvem rydder op, og hvad koster det?

Slutrengøring er en klassisk skjult post. Spørg, om rengøring er inkluderet, eller om I forventes at efterlade lokalet i bestemt stand. Hvor skal affaldet hen? Skal flasker sorteres? Skal borde og stole stilles tilbage? Få svaret på skrift, især hvis I lejer et forsamlingshus eller en lokal forening, hvor reglerne kan være mere praktiske end formelle.

Indretning, lyd og adgang: spørgsmål 7-9

7. Hvordan kan bordene stilles op, og hvor mange er der plads til siddende?

Kapaciteten, der er opgivet i annoncer, gælder ofte det maksimale antal personer, ikke antallet ved langborde med dans og scene. Spørg, hvor mange der er plads til siddende til middag, og om der er plads til dansegulv. Bed om et rids over lokalet eller en liste over de mulige opstillinger. Tag stilling til, om I vil have en fast bordplan: Med en lille virksomhed kan det være en fordel at blande afdelinger og ledelse, men det kræver, at I kender bordenes form og placering. Spørg også, om der er plads til en lille sidegruppe, hvis nogen skal sidde i kørestol eller har brug for ekstra plads.

8. Hvad er lyd- og scenemulighederne?

Spørg om lokalet har eget lydanlæg, og om det er velegnet til taler, musik eller begge dele. Hvor står højttalerne? Er der mikrofon? Er der en scene eller et hævet område til taler og underholdning? Kan I tilslutte egen computer til præsentationer eller fotoshow? Hvis I booker en DJ eller et band, så bed lokalet oplyse strømforhold, adgangsvej til udstyr og eventuelle regler for lydniveau efter et bestemt klokkeslæt. Læs i den forbindelse gerne vores guide til at leje en DJ til firmafest: pris, varighed og 11 ting du skal afklare før booking, så lokale og musik passer sammen.

9. Hvordan er adgangsforholdene?

Det glemmes let, men er afgørende for gæsterne. Spørg om:

• Parkering – nok pladser, og er de gratis?
• Offentlig transport og taxa – kan man komme hjem sent om aftenen, hvis der serveres alkohol?
• Handicapadgang – niveaufri indgang, handicaptoilet og elevator, hvis lokalet ligger på flere etager.
• Aflæsning – kan leverandører komme tæt på med udstyr, blomster og gaver?
• Overnatning – findes der hotel eller overnatningsmulighed i nærheden, hvis nogle skal rejse langt?

Hvis lokalet ligger uden for byen, kan det være en god idé at arrangere fælles kørsel. Det er også en mulighed at vælge lokale tæt på kontoret, hvis flest mulige skal kunne tage hjem uden bil.

Mad, allergier og afbestilling: spørgsmål 10-12

10. Hvordan håndteres kost og allergier?

Indsaml oplysninger fra kollegerne i god tid: allergier, intolerancer, vegetar, vegansk, halal og andre kostbehov. I EU er der 14 allergener, som fødevarevirksomheder skal kunne oplyse om, og Fødevarestyrelsen har vejledning til både virksomheder og forbrugere. Spørg lokalets køkken, hvordan de sikrer, at alvorlige allergikere får mad uden risiko, og om de kan lave alternative retter uden ekstra besvær. Bed om, at allergikere får deres mad mærket, og at de gives besked, hvis menuen ændres. Har I en kollega med alvorlig allergi, så tag kontakt direkte til køkkenet og få aftalen bekræftet skriftligt.

11. Må vi medbringe eget, og hvordan er alkoholpolitikken?

Nogle lokaler tillader, at I medbringer egen mad, kage eller vin, andre kræver, at alt købes hos dem, evt. mod et proppenge-gebyr. Spørg også, hvad der gælder for natmad, kransekage og kaffe. Fastlæg, om drikkevarer afregnes som pakke, ved forbrug eller ved bar, og hvem der har ansvaret for at stoppe udskænkningen. Som arbejdsgiver bør I også have en holdning til, hvordan alkohol og hjemtransport håndteres, så alle kommer sikkert hjem. En ansvarlig ramme beskytter både gæster og virksomhed.

12. Hvad gælder ved afbestilling og ændringer?

Læs afbestillingsvilkårene, før I betaler depositum. Spørg konkret:

• Hvor meget af depositummet kan I få tilbage, og til hvilket tidspunkt?
• Kan I flytte datoen uden gebyr, hvis noget uforudset opstår?
• Hvad sker der, hvis antallet af gæster falder markant?
• Hvad gælder, hvis lokalet selv må aflyse, for eksempel på grund af skade eller sygdom?

Aftal vilkårene skriftligt. Når en virksomhed handler med et lokale, gælder forbrugerbeskyttelsen typisk ikke på samme måde som for private, så det er kontrakten, der tæller. Er du i tvivl om formuleringer, så få en jurist eller virksomhedens rådgiver til at læse den igennem.

Sådan samler du aftalen, før du skriver under

Når du har fået svar fra to eller tre lokaler, så saml dem i et simpelt sammenligningsark med de 12 punkter som rækker. Så ser du hurtigt, hvilket tilbud der reelt er billigst, og hvilket der rummer flest risici. Før du bekræfter:

1. Få et skriftligt tilbud med alle poster, datoer, tider og gæstetal.
2. Notér frister for endeligt gæstetal, menuvalg og betaling.
3. Aftal en kontaktperson hos lokalet og hos jer, med telefonnummer til festdagen.
4. Gem alt i en fælles mappe, så en kollega kan overtage, hvis du bliver syg.
5. Lav en kort køreplan for aftenen: ankomst, velkomst, middag, taler, musik og afslutning.

Ofte stillede spørgsmål

Hvornår skal vi booke selskabslokale til julefrokosten?

Så tidligt som muligt, især hvis I vil holde festen på en fredag eller lørdag i julesæsonen. Mange lokaler bliver hurtigt optaget, og et tidligt tilsagn giver bedre valgmuligheder. Har I ikke fast dato endnu, så spørg lokalerne om alternative dage, der kan være lettere at få.

Hvor stort bør lokalet være til en lille virksomhed?

Det afhænger af, om alle skal sidde til bords, og om der skal være plads til dans, scene eller bar. Tag udgangspunkt i antal gæster med ledsagere, og spørg lokalet om kapaciteten ved den opstilling, I ønsker. Et for stort lokale kan virke tomt og koste mere, mens et for lille giver trange forhold.

Er et forsamlingshus eller en restaurant bedst til firmafesten?

Det afhænger af, hvor meget I selv vil stå for. Et forsamlingshus giver ofte mere frihed til at medbringe egen mad, musik og indretning, men kræver mere planlægning og oprydning. En restaurant har typisk køkken, personale og drikkevarer klar, men kan have faste menuer, minimumsforbrug og strammere tidsrammer.

Hvad er den typiske fejl, når man booker lokale til firmafest?

At sammenligne priser uden at få alle poster med. Lejen kan se billig ud, men hvis rengøring, drikkevarer, personale og teknik kommer oveni, bliver regningen en helt anden. Få derfor altid en samlet, skriftlig opstilling før booking.