Du flytter et lille kontor uden driftstop ved at lægge tidsplanen baglæns fra flyttedagen, pakke det, der ikke bruges, først, og pakke arbejdspladserne og IT sidst, så de kan stå klar igen næste arbejdsdag. Hent tilbud på flytning og slutrengøring ud fra den samme skriftlige opgavebeskrivelse, så priserne kan sammenlignes. Guiden gælder kun erhvervsflytning, ikke boligflytning.
Trin 1: Få datoerne og aftalerne på plads
Alt andet afhænger af to datoer: hvornår du må og skal være ude af de gamle lokaler, og hvornår du kan komme ind i de nye. Find begge i lejekontrakterne, og læs de punkter, der kan blive dyre:
- opsigelsesvarsel og hvordan opsigelsen skal afleveres, så den kan dokumenteres
- krav til tilstanden ved aflevering: tomme lokaler, rengøring, istandsættelse, nøgler og adgangskort
- om der er overlap mellem de to adresser, eller om du skal flytte på én dag
- regler for bygningen: lift, indkørsel, tidspunkter for flytning, parkering til flyttebil
Er du i tvivl om, hvad en klausul betyder, så spørg udlejer skriftligt. Er der en tvist eller en usædvanlig aftale, så tag en jurist med ind over. Det ligger uden for denne guide.
Trin 2: Læg tidsplanen baglæns
Start med flyttedagen, og arbejd bagud. Tabellen bruger relative tidspunkter, fordi dine datoer afhænger af kontrakter og tilbud.
| Tidspunkt | Opgave | Ansvarlig |
|---|---|---|
| Så tidligt som muligt | Opsig eller aftal overtagelse, fastlæg flyttedato, udpeg flytteansvarlig | Ejer |
| Når datoen er fast | Hent tilbud på flytning og slutrengøring, bestil internet og telefoni til den nye adresse, planlæg adresseændringer | Flytteansvarlig |
| Før pakningen starter | Gennemgå arkiv og lager, kassér, tøm skabe, mærk kasser efter zoner | Alle |
| Ugen før flytning | Pak det, der ikke bruges dagligt, tag backup, send besked til kunder og leverandører om ny adresse og eventuel lukket dag | Alle / flytteansvarlig |
| Sidste arbejdsdag på den gamle adresse | Pak arbejdspladser og IT, tøm køkken, gå lokalerne igennem | Alle |
| Flyttedagen | Flyt, stil møbler efter plan, tilslut netværk og strøm først | Flytteansvarlig |
| Første arbejdsdag på den nye adresse | Pak arbejdspladser ud, test internet og printer, tjek adgangskort og nøgler, hæng førstehjælpskasse og en eventuel hjertestarter op, og skilt dem | Alle |
| Efter flytningen | Slutrengøring, aflevering af nøgler, afleveringsgennemgang, rette resterende adresser | Flytteansvarlig |
Læg flyttedagen på et tidspunkt, hvor kontoret alligevel har færrest aftaler. Vælg ikke en dag, hvor der er et vigtigt kundemøde eller en frist, du ikke kan flytte.
Trin 3: Ret adressen de steder, der betyder noget
Lav en liste over alle, der sender noget til kontoret eller skal kunne finde det: kunder, leverandører, banken, forsikringsselskaber, postordninger, hjemmesiden, e-mailsignaturer og fakturaskabeloner. Gå abonnementslisten igennem på samme tid. Har du ikke en, så start med guiden Faste indkøb og abonnementer. Nogle aftaler kan flyttes med, andre skal opsiges, og nogle har en fornyelsesdato, der falder midt i flytningen.
Virksomhedens adresse i CVR kan du flytte i selvbetjeningen Ændre virksomhed på Virk. Ifølge Virk kan man her bl.a. rette virksomhedens navn og flytte adresse. Det er gratis at registrere ændringer i en personligt ejet virksomhed, mens visse ændringer i kapitalselskaber koster et gebyr. Ved registreringen i CVR får alle virksomheder en produktionsenhed (p-enhed) på den registrerede adresse, og oplysningerne om p-enheder opdateres i P-enhedsløsningen, bl.a. hvis virksomheden åbner en ny p-enhed eller skifter navn, adresse eller branche. Virk oplyser også, at p-nummeret bl.a. bruges til at udregne kørselsfradrag for de ansatte på p-enheden. Tjek hos Virk, hvilke af ændringerne din virksomhedsform kræver.
Trin 4: Pak i den rigtige rækkefølge
Tænk i, hvor længe noget kan undværes. Det, der ikke skal bruges før efter flytningen, pakkes først. Det, der holder kontoret kørende, pakkes sidst og pakkes ud først.
- Først: gamle arkiver, reservelager, ekstra møbler, kunst på væggene, dekorationer, bøger og alt, der bliver stående i skabe.
- Dernæst: fælles ting, der bruges sjældent: festudstyr, ekstra service, rengøringsartikler til lager, kampagnemateriale.
- Sidst: arbejdspladser, skærme, laptops, printer, router, kaffemaskine, førstehjælpskasse og en eventuel hjertestarter.
Mærk hver kasse med zone på den nye adresse (fx "mødelokale" eller "Annes plads") og et indhold på få ord, så de kan stilles det rigtige sted uden at blive åbnet. Tag backup, før noget IT pakkes, og kontrollér, at den kan læses. Dyre eller uerstattelige ting kan I med fordel selv transportere i stedet for at lægge dem i flyttebilen. Opstil først netværk og strøm, så arbejdspladserne kan tages i brug uden ventetid.
Løft og bæring: hvem gør hvad?
Hvis kollegerne selv bærer, er det et arbejdsmiljøspørgsmål. Ifølge Arbejdstilsynet må kolleger, der løfter sammen, højst løfte 70 pct. af den vægt, de hver især kan løfte alene. Flere personers løft kan desuden ikke erstatte egnede tekniske hjælpemidler. Det er arbejdsgiverens ansvar at stille egnede tekniske hjælpemidler til rådighed, fx løfteanordninger og transportvogne, og medarbejderne skal oplæres i at bruge dem korrekt. Lad flyttefirmaet tage tunge og skrøbelige ting, og lad kollegerne pakke og bære kasser, der er til at håndtere.
Trin 5: Få sammenlignelige tilbud på flytning
To tilbud kan kun sammenlignes, hvis de bygger på samme opgave. Skriv en kort beskrivelse og send den til alle, så de ikke gætter forskelligt. Medtag:
- begge adresser, etager, om der er lift, og afstanden fra indgang til bil
- antal arbejdspladser og typer af møbler, der skal skilles ad og samles
- særlige ting: kasseapparat, server, tunge skabe, kunst, store skærme
- om kontoret selv pakker, eller om firmaet skal levere kasser og pakke
- tidspunkt: hverdag, aften eller weekend, og hvor lang tid der må gå, før kontoret er i gang igen
- bortskaffelse af affald og kasserede møbler
Bed om besigtigelse, hvis opgaven ikke er helt enkel. Spørg, hvad der er med i prisen, og hvad der kommer oveni: ventetid, parkering, ekstra timer, forsikring under transporten og pakkemateriale. Svarer et firma kun med en samlet pris uden specifikation, så bed om en opdeling. Prisen afhænger blandt andet af mængde, afstand, adgangsforhold, tidspunkt, og hvor meget firmaet skal skille ad og pakke.
Trin 6: Slutrengøring og aflevering
Slutrengøringen skal leve op til lejekontraktens krav, ikke bare se pæn ud. Find kravene først, og skriv dem ind i tilbudsforespørgslen. Bed rengøringsfirmaet om at oplyse, hvad der er med: vinduer, gulve, køkken, toiletter, skabe indvendigt, fjernelse af mærker og klistermærker. Priserne afhænger af lokalernes størrelse og tilstand, hvilke opgaver der er med, og hvornår rengøringen skal foregå. Planlæg rengøringen efter, at de sidste møbler er ude, men før afleveringsgennemgangen. Tag billeder af lokalerne, før du afleverer nøglerne. Sorter affaldet på forhånd efter kontorets affaldsregler, så rengøringen ikke ender med at bortskaffe det.
Eksempel (opdigtet): et kontor med tolv arbejdspladser
Tal og tidspunkter er fiktive. Et kontor med tolv arbejdspladser skal flytte en fredag. Den flytteansvarlige sætter tidsplanen op sådan:
- seks uger før: tilbudsforespørgsel sendt til tre flyttefirmaer og to rengøringsfirmaer, med samme opgavebeskrivelse
- tre uger før: tilbud sammenlignet linje for linje, og ét fravalgt, fordi ventetid ikke var med
- to uger før: arkiv og reservelager pakket og mærket
- torsdag: arbejdspladser pakket efter arbejdstid, backup tjekket
- fredag: flytning om formiddagen, netværk kørende ved middagstid, arbejdspladser pakket ud inden fyraften
- mandag: kontoret arbejder normalt, rengøring og aflevering planlagt til de følgende dage
Pointen i eksemplet er, at alle tilbud bygger på samme beskrivelse, så de kan sammenlignes linje for linje.
Det dækker guiden ikke
- Den tager ikke stilling til lejekontrakter, opsigelsesvarsler eller tvister med udlejer. Spørg en jurist, hvis noget er uklart.
- Den dækker ikke bogføring, moms eller skat af flytteudgifter. Spørg revisor.
- Den giver ikke priser. De afhænger af lokaler, mængde og tidspunkt og må hentes hos firmaerne.
- Den erstatter ikke Arbejdstilsynets vejledning om løft og bæring. Er du i tvivl om, hvad medarbejderne må løfte, så kontakt Arbejdstilsynet.
- Den dækker ikke boligflytning.
Brug det ugentlige kontortjek til at holde styr på de faste punkter, mens flytningen står på, og se flere emner under lokaler, sikkerhed og flytning.