Lav ét regneark eller én tabel med en række pr. aftale og fem kolonner: leverandør, hvad den dækker, pris, fornyelsesdato med opsigelsesfrist og ansvarlig kollega. Læg derefter to datoer pr. aftale i en fælles kalender: én påmindelse i god tid før opsigelsesfristen og selve fristen. Så er det en beslutning, når en aftale fornyes, og ikke noget, der sker, fordi ingen tænkte over det. Resten af guiden viser, hvordan du finder aftalerne, hvad du skriver ved dem, og hvad du gør, når oversigten er færdig.
Trin 1: Find alt det, der trækker penge fast
Start med at finde aftalerne. Ingen har dem alle i hovedet, fordi de er oprettet af forskellige personer på forskellige tidspunkter. Tre steder er gode at lede i:
- Betalingskort og betalingsaftaler. Gå de seneste kontoudtog igennem, og kig efter betalinger, der går igen. Kontoudtogene bruges kun som opslag, ikke til regnskab.
- Indbakken. Søg på ord som “fornyelse”, “abonnement”, “faktura” og “velkommen”. Prøv også med “prøveperiode”, fordi en gratis prøveperiode kan gå over i et betalt abonnement.
- Kollegerne. Spørg, hvem der har oprettet noget til teamet: designprogrammer, lagerplads, projektværktøjer, kaffeordning, planter, vandautomat.
Dæk fire grupper: kontorartikler og forbrugsvarer, kaffe og drikkevarer, forsikringer og digitale tjenester. Tilføj gerne telefoni, internet og leje af udstyr, hvis I har det.
Trin 2: Lav tabellen
Hold den enkel, ellers bliver den ikke vedligeholdt. Hver række får:
- Leverandør og kontaktoplysning, så man kan finde dem, når der skal opsiges.
- Hvad den dækker i få ord, fx “fildeling for hele teamet”.
- Pris og betalingsrytme (måned, kvartal, år). Omregn til månedspris, så rækkerne kan sammenlignes.
- Fornyelsesdato og opsigelsesfrist. Find dem i selve aftalen eller i kundeportalen. Gæt ikke.
- Ansvarlig. Ét navn, ikke “kontoret”.
Tilføj eventuelt en kolonne til “Brugere/antal pladser”, så du kan se, om I betaler for flere, end I bruger, og en kolonne til “Noter” til fx “kan opsiges månedligt” eller “bundet til næste år”.
Trin 3: Find de rigtige datoer
Fornyelsesdatoen er ikke altid den dato, der skal i kalenderen. Det er opsigelsesfristen, der afgør, hvornår du skal handle. En aftale kan fornyes den 1. i en måned, men skulle måske have været opsagt længe før. Kig efter, om aftalen kører videre automatisk, om der er binding, og om opsigelsen skal ske skriftligt eller i en portal. Står noget uklart, så spørg leverandøren og gem svaret skriftligt sammen med aftalen.
Trin 4: Sæt datoer i kalenderen
Læg to poster ind pr. aftale i en fælles kalender, som den ansvarlige kan se:
- En påmindelse i god tid før opsigelsesfristen, så der er tid til at sammenligne, spørge kollegerne og beslutte.
- Selve opsigelsesfristen.
Skriv aftalens navn og ansvarlig i kalenderposten, så den kan forstås uden tabellen. Vælg afstanden mellem påmindelse og frist ud fra, hvor lang tid I plejer at bruge på at beslutte noget. Sæt en ekstra påmindelse ind, hvis den ansvarlige kan være på ferie.
Trin 5: Giv hver aftale et navn og en beslutning
Når oversigten er der, tager den ansvarlige stilling før fristen. Der er tre mulige udfald: behold, opsig eller samle/forhandle. Spørg:
- Bliver den brugt, og af hvem?
- Overlapper den en anden aftale, fx to tjenester, der begge deler filer?
- Kan flere indkøb samles hos færre leverandører?
- Er prisen steget siden sidst? Det ser du, hvis du gemmer den gamle pris i noterne.
Eksempel (opdigtet): en aftaleoversigt
Kontoret, navnene, priserne og datoerne er fiktive og kun ment som illustration. Et kontor med otte ansatte opretter denne oversigt:
| Aftale | Pris | Pr. måned | Fornyes | Opsigelse senest | Ansvarlig |
|---|---|---|---|---|---|
| Kaffeordning | 900 kr./md. | 900 kr. | 1. marts | 1. februar | Anna |
| Fildeling (tjeneste A) | 450 kr./md. | 450 kr. | 1. juni | 1. maj | Mikkel |
| Erhvervsforsikring | 6.000 kr./år | 500 kr. | 1. januar | 1. oktober | Chefen |
Samlet er det 900 + 450 + 500 = 1.850 kr. om måneden, eller 22.200 kr. om året. Mikkel opdager, at mailsystemet allerede indeholder fildeling, så tjeneste A overlapper. Hvis den opsiges, falder de faste udgifter med 450 kr. om måneden, altså 5.400 kr. om året. I kalenderen lægger han en påmindelse 1. april og opsigelsesfristen 1. maj. Forsikringens påmindelse lægges 1. september, fordi fristen ligger tidligt, og der skal indhentes tilbud.
Forbrugsvarer og emballage
Kaffe, kontorartikler, pakketape og emballage har sjældent en opsigelsesfrist, men de er faste indkøb alligevel. Skriv leverandør, hvad der købes, og hvem der bestiller. Et storindkøb kan betale sig, når forbruget er jævnt, og I har plads til lageret. Regn selv på stykprisen, og se efter, om det, der ligger på hylden, bliver brugt inden for en rimelig tid. Pakker og sender I jævnligt, kan en fast tapedispenser ved pakkebordet gøre arbejdet lettere. Tape med tryk kan være værd at overveje, hvis pakkerne skal kunne genkendes som jeres. Holder I jer til få varianter, er rutinen enkel at følge.
Digitale tjenester og aftalerne bag dem
De fleste digitale tjenester er abonnementer, og de er nemme at glemme. Leverandører af it-systemer, fx mailprogrammer og kundehåndteringssystemer, vil ifølge Datatilsynet typisk være databehandlere. Når virksomheden bruger en databehandler, skal den have en databehandleraftale, og Datatilsynet skriver, at det er vigtigt at have “et overblik over de databehandleraftaler, du har med dine leverandører”. Det er oplagt at tilføje en kolonne i tabellen: findes aftalen, og hvor er den gemt? Hvad aftalen skal indeholde, hører ikke til her.
Underskriver I aftaler digitalt, kan den signerede kopi gemmes sammen med rækken i oversigten. Hvornår en digital underskrift er nok, står i guiden Digital underskrift i en lille virksomhed: hvornår er den nok?.
Erhvervsaftaler er ikke forbrugeraftaler
Opsigelse og fortrydelse kan fungere forskelligt, alt efter hvem aftalen er indgået med. Forbrugerombudsmanden beskriver en forbrugeraftale som en aftale mellem en virksomhed og “en person, som handler uden for sit erhverv som almindelig forbruger”, og for den gælder særlige beskyttende regler. Et abonnement, som kontoret tegner for virksomheden, bliver typisk tegnet i erhvervsøjemed. Gå derfor ikke ud fra, at du kan opsige eller fortryde som en privatperson. Læs vilkårene, og spørg leverandøren eller en jurist, hvis det er uklart.
Hold oversigten i live
En oversigt dør, hvis den kun bliver lavet én gang. Gør tre ting til rutine:
- Når nogen opretter en ny aftale eller et nyt abonnement, skal rækken tilføjes samme dag.
- Når en kalenderpåmindelse udløses, træffer den ansvarlige en beslutning og skriver den i noterne.
- Gå hele tabellen igennem en gang i kvartalet. De nære frister fanger det ugentlige kontortjek, hvor et af punkterne er at se på aftaleoversigten, om en fornyelse eller opsigelsesfrist falder inden for de næste 30 dage. Hvordan tjekket deles mellem to-tre kolleger, står i guiden Det ugentlige kontortjek: ti minutter, der sparer dig for akutte opgaver.
Hvad guiden ikke dækker
Guiden handler om overblik og datoer, ikke om bogføring, regnskab, moms eller skat. Hvordan udgifterne føres og opbevares regnskabsmæssigt, skal du spørge din revisor eller bogholder om. Den giver heller ikke juridisk rådgivning om, hvad der kan opsiges, eller hvad en aftale indebærer. Det afhænger af den enkelte aftales ordlyd. Står du med en tvist om en binding, en uklar opsigelse eller en databehandleraftale, du er i tvivl om, så spørg en jurist eller den relevante myndighed. Hvad der kan samles eller opsiges, afhænger af jeres brug, jeres leverandører og de vilkår, I selv har skrevet under på.