Kontorhjælp uden uddannelse: sådan finder den lille virksomhed ufaglærte til kontoret

Kontorhjælp uden uddannelse er en realistisk løsning, når post, indkøb, reception, scanning og arkiv æder tiden hos ejeren eller de faglærte. Den lille virksomhed behøver ikke en kontoruddannet til de opgaver. Den skal bruge en pålidelig person, der møder op, passer sine aftaler og gerne vil lære jeres måde at gøre tingene på. Det kræver en klar opgavebeskrivelse, et opslag på de rigtige steder, et par målrettede spørgsmål til samtalen og en oplæring, der er planlagt, inden personen møder ind.

Post, indkøb og arkiv: sådan bruger du kontorhjælp uden uddannelse

Start med opgaverne, ikke med personen. Skriv en liste over alt, der ligger og flyder, og sortér det i to bunker: opgaver med en tydelig fremgangsmåde og opgaver, der kræver fagligt skøn.

Disse opgaver fungerer typisk godt fra dag ét:

• Post og pakker: åbne, sortere, fordele internt, registrere indgående leverancer og sende udgående post.
• Indkøb af kontorartikler og køkkenvarer: holde øje med lagerbeholdning, bestille efter en fast liste og kontrollere, at varerne svarer til følgesedlen.
• Reception og telefon: tage imod gæster, tilbyde kaffe, booke mødelokaler og videregive beskeder efter en simpel skabelon.
• Scanning og digitalisering: scanne bilag og papirer, navngive filer efter en fast regel og lægge dem det rigtige sted.
• Arkiv og oprydning: sortere gamle ringbind, makulere efter jeres retningslinjer og holde fælles områder ryddelige.

Hold de mere følsomme opgaver væk, i hvert fald de første måneder: bogføring og momsafregning, lønudbetaling, kontraktskrivning og kundekorrespondance, hvor tonen betyder noget. Det er ikke udtryk for mistillid til ufaglærte. Fejl på de områder kan få økonomiske eller juridiske konsekvenser, og her er en uddannet medarbejder eller revisor det rigtige valg.

Hvor slår du stillingen op, og hvor findes kandidaterne?

De fleste små virksomheder slår kun op ét sted og får derfor kun én type ansøgere. Brug i stedet flere kanaler, der peger mod forskellige grupper. En jobportal med fokus på ufaglærte jobs er et naturligt udgangspunkt, fordi her søger folk, der bevidst leder efter stillinger uden krav om uddannelse, og du slipper for at sortere hundrede ansøgninger fra folk, der leder efter noget helt andet.

Supplér med disse kanaler:

• Jobcentret i din kommune: Her kan du få hjælp til at slå stillingen op, og du kan høre om muligheder som virksomhedspraktik eller løntilskud. Reglerne og betingelserne afhænger af målgruppen, så spørg jobcentret om de aktuelle ordninger.
• Lokale Facebook-grupper og netværk: Grupper for jobs i dit postnummer eller din by giver ofte ansøgere med kort transporttid, og det har stor betydning for mødestabiliteten.
• Uddannelsessteder: Elever på gymnasier, handelsskoler og voksenuddannelser søger ofte deltidsjob, som kan passe til post, scanning og reception.
• Dit eget netværk: Spørg kunder, naboer og nuværende medarbejdere. Anbefalinger er særligt værdifulde, når personen får adgang til kontoret og papirerne.
• Opslag ved døren: For en butik, værksted eller klinik er et skilt i vinduet stadig effektivt.

Vær opmærksom på, at et vikarbureau kan aflaste, hvis du har brug for hjælp hurtigt eller kun i en periode. Du betaler til gengæld for fleksibiliteten, så regn på forhånd på, om en fast ansættelse eller en midlertidig løsning er mest rimelig.

Skriv opslaget, så de rigtige søger

Et vagt opslag som “Kontormedhjælper søges” tiltrækker tilfældige ansøgninger. Et konkret opslag sorterer for dig. Medtag:

1. De tre-fire vigtigste opgaver i hverdagen, fx post, scanning, indkøb og telefon.
2. Arbejdstider og fleksibilitet: faste dage eller skiftende, og om der er brug for dækning ved ferie og sygdom.
3. Arbejdsstedets placering og hvordan man kommer dertil, især hvis I ligger uden for offentlig transport.
4. Hvad der ikke kræves: skriv direkte, at uddannelse og kontorerfaring ikke er nødvendigt, og at oplæring er en del af stillingen.
5. Løn og vilkår i det omfang, du kan: Åbenhed om lønniveau kan gøre ansøgerne mere seriøse.

Bed om en kort ansøgning på få linjer, hvor ansøgeren fortæller, hvorfor stillingen passer, og hvornår vedkommende kan starte. Så kan du hurtigt se, hvem der faktisk har læst opslaget.

Det ser du efter i ansøgningen og til samtalen

Når du ikke har uddannelse og kontorerfaring at læne dig op ad, skal du kigge på adfærd og motivation. De tre vigtigste egenskaber er mødestabilitet, ansvarlighed og lyst til at lære.

Mødestabilitet

Kontorhjælp er kun en hjælp, hvis personen dukker op. Se efter længere perioder i tidligere job, fritidsjob eller frivilligt arbejde, og spørg uden anklage: “Hvad plejer du at gøre, hvis du bliver forsinket eller syg?” og “Hvordan kommer du herhen om morgenen?”. Et gennemtænkt svar siger mere end et pænt CV. Tjek, at ansøgeren har svaret på dine mails og mødt til tiden til samtalen.

Ansvarlighed

Spørg ind til en situation, hvor ansøgeren fik en opgave, ingen fulgte op på. Hvad skete der? Gode kandidater fortæller om at have gjort tingene færdige eller sagt til, når noget ikke kunne nås. Vær skeptisk over for svar, hvor fejlene altid er andres.

Lyst til at lære

Bed ansøgeren om at fortælle om noget, vedkommende har lært sig selv for nylig, fx et program, et håndværk eller et nyt system. Det viser, om personen kan tage imod instruktion og spørge, når noget er uklart. Det er mere værd end viden, der alligevel skal tilpasses jeres måde at arbejde på.

Giv gerne en lille praktisk prøve til samtalen. Lad ansøgeren sortere en bunke blandet post i tre bunker efter dine regler, eller navngive tre scannede filer efter en skabelon. Du ser på tilgangen, ikke tempoet: Spørger personen, hvis reglen er uklar, eller gætter vedkommende?

Aftaler og papirer, inden personen starter

Ufaglært betyder ikke uformel. Få det på plads skriftligt, inden første arbejdsdag:

• Ansættelsesbevis eller kontrakt: Arbejdsgivere skal give skriftlig information om de væsentlige vilkår i ansættelsen inden for lovens frister. Tjek reglerne hos Retsinformation eller Beskæftigelsesministeriet.
• Funktionærlov eller overenskomst: Kontorarbejde kan falde ind under funktionærloven, og din branche kan have en overenskomst. Spørg din arbejdsgiverorganisation eller en advokat, hvis du er i tvivl om prøvetid, opsigelsesvarsler og løn.
• Tavshedspligt og persondata: Post, bilag og arkiv indeholder ofte oplysninger om kunder og medarbejdere. Aftal skriftligt, at personen holder oplysninger fortrolige, og gennemgå jeres regler for persondata. Datatilsynet har vejledning til virksomheder om behandling af personoplysninger.
• Adgang: Giv kun adgang til de mapper, systemer og rum, personen skal bruge. Nøgler, koder og adgangskoder bør kunne inddrages hurtigt.

Første uge: en plan, der kan følges fra dag ét

Den første uge afgør, om personen føler sig rustet eller overladt til sig selv. Planlæg den, og aftal på forhånd, hvem der er den faste kontaktperson. Vil du have flere detaljer om det praktiske, kan du læse mere i Ny kollega på kontoret: det praktiske i den første uge.

1. Dag 1: Ankomst og overblik. Vis kontoret, toilet, køkken og nødudgange. Præsentér kollegerne. Gå igennem arbejdstider, pauser og hvem man kontakter ved sygdom. Slut dagen med en let opgave, fx at sortere dagens post sammen med kontaktpersonen.
2. Dag 2: Post og indkøb. Vis, hvordan post fordeles, og hvor pakker lægges. Gennemgå indkøbslisten og leverandørerne, og lad personen lave en lille bestilling med dig ved siden af.
3. Dag 3: Scanning og filnavne. Gennemgå scanneren, mappestrukturen og navngivningsreglen. Lad personen scanne et lille parti, som du gennemgår bagefter.
4. Dag 4: Reception og telefon. Gennemgå en kort telefonskabelon og hvem der tager sig af hvilke henvendelser. Lad personen lytte med, og tag så et par opkald sammen.
5. Dag 5: Opsamling. Sæt dig ned i en halv time. Hvad gik godt, hvad var uklart, og hvad skal der øves næste uge? Lav en plan for den næste uge på et ark papir.

Oplæring efter første uge: gør rutinerne synlige

Den største fejl er at lære personen op mundtligt og så glemme det. Når kontaktpersonen har fri eller er syg, står kontorhjælpen uden svar. Lav derfor en kort guide for hver opgave, helst med skærmbilleder eller billeder. Én side om post, én om bestilling af kontorartikler, én om scanning og filnavne. Det tager ikke lang tid, og guiderne bliver også nyttige, når den næste starter.

Disse greb hjælper i de første måneder:

• Faste opfølgningssamtaler: Aftal korte samtaler efter den første uge, efter den første måned og inden prøvetidens udløb. Brug dem til at rette og anerkende.
• Udvid gradvist: Giv først nye opgaver, når de eksisterende fungerer. En person, der mestrer post og scanning, kan senere få ansvar for indkøb og leverandørkontakt.
• Gør det trygt at spørge: Sig højt, at du hellere vil have et spørgsmål for meget end en fejl i arkivet.
• Tjek stikprøver: Kontrollér i starten scannede filer og indkøbsbestillinger, og giv konkret feedback.
• Anerkend udvikling: En ufaglært, der får ansvar og anerkendelse, bliver ofte en stabil medarbejder, som du kan vokse sammen med.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad kan en ufaglært lave på et kontor?

Typisk post, pakker, indkøb af kontorartikler, scanning, arkivering, reception og praktiske opgaver som at booke mødelokaler. Opgaver som bogføring, løn og juridiske dokumenter bør ligge hos uddannede medarbejdere eller eksterne rådgivere, indtil personen er grundigt oplært.

Skal en ufaglært have prøvetid?

Det kan aftales i ansættelsesaftalen, men reglerne afhænger af, om ansættelsen er omfattet af funktionærloven eller en overenskomst. Få det afklaret hos din arbejdsgiverorganisation, en advokat eller i Retsinformation, inden du skriver kontrakten.

Kan jobcentret hjælpe med at finde kontorhjælp?

Ja, jobcentret kan hjælpe med at slå stillingen op og oplyse om muligheder som virksomhedspraktik og løntilskud. Ordningerne og betingelserne ændrer sig, så spørg dit lokale jobcenter om, hvad der gælder for den konkrete kandidat.

Hvordan undgår jeg fejl med fortrolige oplysninger?

Begræns adgangen til det nødvendige, aftal tavshedspligt skriftligt og gennemgå jeres rutiner for persondata ved opstart. Datatilsynet har vejledning om behandling af personoplysninger, som er nyttig for små virksomheder.