Når du skal leje en DJ til firmafest på et lille firma, afhænger prisen af tre ting: hvor længe DJ’en spiller, hvor meget udstyr der skal med, og hvor langt DJ’en skal køre. Resten handler om at undgå overraskelser. Det gælder musik, der skal passe til både nyansat og direktør, lyd til talerne, strøm og adgang i lokalet og en aftale, der er skrevet ned. Her er de 11 punkter, du bør have på plads, før du siger ja til et tilbud.
Lej en DJ til firmafest: Sådan er prisen sat sammen
Et tilbud er sjældent bare en timepris. Når du sammenligner, så kig på, hvad der ligger bag tallet. Der er tre prisdrivere:
- Tid: Spilletiden er den tydeligste driver. Men DJ’en bruger også tid på opsætning, lydprøve og nedpakning, og det kan indgå i prisen. Spørg, om tilbuddet gælder spilletid eller hele tidsrummet fra ankomst til afgang.
- Udstyr: Anlæg, mixerpult, mikrofon, lys og eventuelt trådløs mikrofon til taler koster forskelligt. Et anlæg til 25 kolleger i en kantine er noget andet end et anlæg til et stort konferencelokale eller et telt.
- Transport og logistik: Afstand, tidspunkt og adgangsforhold påvirker prisen. Hvis udstyret skal bæres op ad trapper eller langt fra parkering, kan det kræve ekstra tid eller hænder.
Vær desuden opmærksom på, at en lav pris ofte betyder enklere udstyr eller mindre forberedelse. Hvis du vil have en opsætning, der også ser præsentabel ud i en gildesal, på et konferencecenter eller i et telt, er det en fordel at lej en DJ til firmafest hos en leverandør, der prioriterer både lyd, lys og udtryk. En leverandør, der tydeligt fortæller, at prisen ikke er skåret ind til benet, kan være et nyttigt tegn at kigge efter: en leverandør, der er ærlig om, hvad prisen dækker.
De 11 ting du skal afklare før booking
Brug listen som dagsorden til første samtale med DJ’en.
- Dato, tidspunkt og varighed. Aftal, hvornår maden slutter, og hvornår dansen skal i gang. Mange firmafester går i stå, hvis DJ’en starter for tidligt, mens folk stadig spiser. Beslut også en fast sluttid, og aftal hvad overtid koster.
- Budget og hvad prisen dækker. Få skriftligt, om prisen inkluderer opsætning, lyd, lys, transport, mikrofon og nedpakning. Så kan du sammenligne tilbud på samme grundlag.
- Gæsterne og musikprofilen. På et lille firma er aldersspredningen ofte stor. Fortæl DJ’en, hvem der kommer, og hvad der virker i jeres kultur. Bed om en blanding af kendte klassikere, nyere hits og sange, alle kan synge med på. En erfaren DJ læser rummet og justerer undervejs, men et godt udgangspunkt gør det lettere.
- DJ’ens rolle. Skal der spilles baggrundsmusik til middagen, danses der hele aftenen, eller er det en blanding? Det afgør både udstyr og spilletid.
- Programflow. Aftal rækkefølgen af velkomst, taler, mad, eventuelle lege eller prisoverrækkelser og dans. DJ’en skal vide, hvornår musikken skal dæmpes, og hvem der giver tegn. Se et eksempel i næste afsnit.
- Lokalet: strøm, plads og adgang. Spørg stedet om placering af DJ-bord, antal tilgængelige stikkontakter og sikringer, adgang til læsning og aflæsning, og hvornår I må komme ind. Er det i jeres eget kontor, så sørg for, at der er ryddet gulvplads, før DJ’en ankommer.
- Lyd og taler. Afklar, om DJ’en også leverer mikrofon til taler, og hvor mange mikrofoner der er brug for. Brug ikke jeres egen gamle konferencehøjttaler til talerne, hvis lyden skal bære i et større rum.
- Lys og udtryk. Lys og opsætning bør passe til rummet og til jeres stil. En diskret opsætning kan være bedre end meget lys i et lille lokale, hvor kolleger skal kunne tale sammen.
- Støjregler og lukketid. Spørg lokalet om regler for lydniveau og lukketid. Det gælder især, hvis festen holdes i en bygning med naboer. Spørg også, hvem der har ansvar for musikrettigheder i lokalet, og kontakt Koda, hvis du er i tvivl om licens til musik ved arrangementer.
- Møde med DJ’en og ønsker. Tag en kort samtale i god tid, gerne med den DJ, der rent faktisk skal spille. Lav en liste med både ønsker og no-go-sange. Det kan være en kollegas yndlingssang, men også numre, der kan virke upassende på arbejdspladsen.
- Skriftlig aftale. Alt det ovenstående skal stå i aftalen. Se punkterne længere nede.
Et enkelt programforløb til en firmafest
Et godt forløb er enkelt og kan justeres undervejs. Her er et eksempel på rækkefølgen for en fest med middag:
- Ankomst og velkomstdrinks: Rolig baggrundsmusik, så folk kan tale sammen.
- Middag og taler: Musikken er dæmpet. DJ’en får besked, før hver tale, så mikrofonen er klar.
- Overgang: Efter dessert eller kaffe stiger tempoet gradvist med kendte numre, der får de første på gulvet.
- Dansegulvet: Her spilles bredt. Hold gerne en kort pause i dansen, hvis nogen vil have en ekstra tale eller en afstemning.
- Afslutning: Aftal en sidste sang og et tydeligt signal om, at festen er slut.
Udpeg én kontaktperson på dagen, som DJ’en kan spørge, hvis programmet skrider. Det er ofte kontoret eller den, der planlægger festen, og det sparer DJ’en for at gætte.
Sådan sikrer du, at aftalen er i orden
En mundtlig aftale er ikke nok, især hvis udgifterne betales af virksomheden og skal kunne dokumenteres. Aftalen bør som minimum indeholde:
- dato, adresse, ankomsttid, spilletid og sluttid
- samlet pris og hvad den omfatter, inklusive moms, hvis du er momsregistreret og vil trække den fra
- pris for eventuel overtid
- udstyr: anlæg, mikrofoner, lys
- betalingsbetingelser og frister
- regler for aflysning og ændringer
- hvad der sker, hvis DJ’en bliver syg: kan leverandøren stille en erstatning?
- navn på den DJ, der spiller
Er du i tvivl om, hvordan udgiften skal behandles i regnskabet, så spørg din revisor eller se Skattestyrelsens vejledning om fradrag for personaleaktiviteter.
Typiske fejl, når små virksomheder booker DJ
- Der bookes uden at tale med DJ’en. Så opdager man først på aftenen, at musikken ikke passer, eller at DJ’en ikke vidste, at der var taler.
- Kun prisen sammenlignes. To tilbud kan se ens ud, men dække vidt forskellige timer og udstyr.
- Strøm og adgang glemmes. En DJ, der skal bære udstyr gennem en lang gang eller finde en stikkontakt, mister tid, før festen begynder.
- Musikken tilpasses kun chefens smag. Husk også de yngste og ældste kolleger.
- Der er ingen sluttid. Uden en aftalt afslutning ender det enten i for tidligt stop eller dyr overtid.
- Der aftales ikke noget om aflysning. Hvis nogen bliver syge, eller lokalet ændres, bør I vide, hvad det koster.